【社労士解説】SmartHRで雇用契約を電子化！在宅ワークにも最適な手順を徹底解説

「雇用契約書の取り交わしに時間がかかる」「郵送やハンコのやり取りが面倒」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

本記事では、社労士がおすすめする労務クラウドツールSmartHR（スマートHR）を使い、従業員への招待から雇用契約の締結までをオンラインで完結させる具体的な流れを徹底解説します。

在宅ワークの普及により、対面での契約が難しい今の時代に欠かせない「電子契約」の利便性をぜひ実感してください。

労務クラウド「SmartHR」でできること

労務クラウドとは、従来「紙」で行っていたバックオフィス業務をデジタル化するツールです。SmartHRには主に以下の3つの特徴があります。

・従業員情報のデータベース化： 従業員情報を一元管理。

・雇用契約の電子化： 雇用契約書をオンラインで締結。

・電子申請： 社会保険などの手続きをオンラインで実施。

今回は、特に頻繁に発生し、手間のかかる「雇用契約書」の取り交わしに焦点を当てて解説します。

従業員の招待と情報の回収ステップ

まずは、新しく入社する従業員をSmartHRに招待し、本人に情報を入力してもらう手順です。

従業員情報の仮登録

管理者が「氏名」「メールアドレス」「入社年月日」などの基本情報を登録します。この際、「社員番号」は勤怠や給与クラウドとの連携に必要となるため、社内ルールに従って正確に登録しましょう。

スマホで簡単！従業員による情報入力

管理者が招待メールを送信すると、従業員のスマホに通知が届きます。従業員は届いたURLからアクセスし、以下の情報を自ら入力・アップロードします。

・本人確認書類： 履歴書や免許証の写しを添付。

・振込口座情報： 通帳の写しなどを画像でアップロード。

・家族情報・年金番号： 雇用保険や社会保険の手続きに必要な情報。

これにより、管理者が紙の書類を見ながら手入力する手間とミスが大幅に削減されます。

【実践】電子雇用契約書の作成と合意

従業員から情報が提出されたら、次は雇用契約の締結です。

テンプレート活用で作成を効率化

SmartHRの大きな特徴は、事前に作成したフォーマットに従業員情報（給与額や就業時間など）を自動で流し込める点です。一つずつ打ち込む必要がないため、作成ミスを防ぎ、スピーディーに準備が整います。

オンラインでの署名と確認

1.依頼の送信： 管理者が作成した契約書を従業員に送信します。

2.内容確認と署名： 従業員はスマホやPCから内容を確認し、画面上で署名（合意）を行います。

3.リアルタイムの進捗管理： 管理画面では、従業員が「開封したか」「合意したか」がリアルタイムで確認できます。

合意が完了すると、いつ・誰が合意したかのログがしっかり残り、完全ペーパーレスで契約が成立します。

 SmartHRを導入するメリット

在宅・遠隔地でも即日契約が可能

郵送の往復を待つ必要がなく、数分で契約が完了します。在宅勤務の従業員や、遠方の拠点の採用にも最適です。

誓約書なども一括で締結

雇用契約書だけでなく、入社時の「機密保持誓約書」なども同時に取り交わすことができ、入社手続きがワンストップで終わります。

まとめ：労務のデジタル化で攻めのバックオフィスへ

SmartHRを活用することで、煩雑な書類管理から解放され、より重要な人事業務に時間を割けるようになります。

「費用面が気になる」「他ツール（オフィスステーションなど）と比較したい」という方は、企業の規模や用途によって最適な選択肢が変わります。システムごとに一長一短があるため、自社の状況に応じた使い分けが重要です。

自社に最適なクラウドツールの導入・運用を検討されている方は、ぜひ当事務所へご相談ください。貴社の状況に合わせたスムーズなデジタル化をサポートいたします！

この記事の著者

福岡社会保険労務士法人 代表社員 社会保険労務士　村里男樹

創業50年を超える歴史を持つ福岡社会保険労務士法人の代表社員。「手続きを代行するだけの社労士」ではなく、企業の成長と発展に本気で貢献する「提案型」の支援をモットーとしている。
強みは、労務相談や就業規則の見直し・作成といった基本業務に加え、勤怠・給与・タレントマネジメントなどのクラウドツール導入支援を組み合わせた総合的な人事労務の運用サポート。制度構築後の「運用」を重視し、労務環境の整備と企業発展に繋がる助成金の正しい活用にも注力している。

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