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メールでの個人情報、特定個人情報の取扱いについて
個人情報保護方針
当事務所は、個人の権利・利益を保護するために、個人情報を適切に管理することを社会的責務と
考えます。個人情報保護に関する方針を以下のとおり定め、従業員及び関係者に周知徹底を図り、こ
れまで以上に個人情報保護に努めます。
１ 事業者の名称
福岡社会保険労務士法人
２ 個人情報の収集・利用・提供
個人情報を保護・管理する体制を確立し、適切な個人情報の収集、利用および提供に関する内部規則を定め、これを遵守します。
３ 個人情報の安全対策
個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏洩などに関する万全の予防措置を講じます。万一の問題発生時には速やかな是正対策を実施します。
４ 個人情報の確認・訂正・利用停止
当該本人等からの内容の確認・訂正あるいは利用停止を求められた場合には、別に定める内部規則により、調査の上適切に対応します。
５ 個人情報に関する法令・規範の遵守
個人情報に関する法令およびその他の規範を遵守します。
６ 教育および継続的改善
個人情報保護体制を適切に維持するため、従業者の教育・研修を徹底し、内部規則を継続的に見直し、改善します。
７ 個人情報の提供・開示
情報の提供・開示に関しては、別に定めます。
８ 苦情相談窓口
個人情報に関するお問い合わせは、以下の窓口をご利用下さい。
個人情報の管理
当事務所は、お客様、関係各位（お取引先様、関係団体様）、従業員からご提供いただいた情報の管理について、以下を徹底します。
１ 組織的安全管理措置
整備した取扱方法に従って個人データが取り扱われていることを責任者が確認
従業員から責任者に対する報告連絡体制を整備
２ 人的安全管理措置
個人データの取り扱いに関する留意事項について、従業員に定期的な研修を実施
個人データについての秘密保持に関する事項を雇用契約時に締結
３ 物理的安全管理措置
個人データを取り扱うことのできる従業員及び本人以外が容易に個人データを閲覧できないような
措置を実施
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じる
とともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判
明しないよう措置を実施
４ 技術的安全管理措置
個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業員を明確化し、個人データへ
の不要なアクセスを防止
個人データを取り扱う機器を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを
導入
５ 外部環境の把握
今後個人データを外国に保管する場合には、当該外国における個人情報の保護に関する制度を把握
した上で安全管理措置を実施
個人情報、特定個人情報の取り扱いについて
１.個人情報の利用目的
| 個人情報の種類 | 利用目的 |
|---|---|
| 1 お取引先従業者の個人情報 | (1) 経営・財務・経理・税務・総務に関するコンサルティング |
| (2) (1)を除く商品・サービスの提供 | |
| (3) お客様との商談・打合せの実施、および連絡など | |
| (4) お客様へのお問い合わせ対応のため | |
| (5) 電子メール、ダイレクトメールなどによる情報提供・当社が取扱う商品・サービスに関する提案、その他の情報提供 | |
| (6) 当事務所が取扱う商品・サービスのサポート、メンテナンスに関する提案、その他の情報提供 | |
| (7) アンケート、モニターに関する情報提供 | |
| (8) 当事務所のサービス利用時における本人確認のため | |
| (9) 当事務所の商品・サービスの料金請求のため | |
| (10) お取引ご担当者様への情報提供、および連絡 | |
| (11) お取引先様との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等 | |
| (12) お取引先様から個人情報の処理の全部または一部について委託された場合等において、委託された当該業務の適切かつ円滑な遂行のため | |
| 2 当事務所従業者及び従業者の家族の個人情報 | (1) 人事・労務のため |
| (2) 報酬の計算・決定・支払のため | |
| (3) 研修実施のため | |
| (4) 健康の保持・増進など従業者にとって有益と思われる目的の範囲の健康情報 | |
| (5) 税理士、社会保険労務士に委託した従業者の人事・労務、報酬の計算等に関して必要な範囲 | |
| (6) 出向・派遣先での労務管理等に必要な範囲においてのみ使用することを前提に、出向・派遣先への個人データ（個人番号を除く）の提供 | |
| (7) 事業者から委託を受けた健康診断に係る、従業者へのその結果通知医師賠償責任保険等に係る、医療に関する専門の団体や保険会社等への相談または届出等 | |
| (8) 解職・退職のため | |
| (9) 退職者への情報提供および連絡 | |
| (10) その他の雇用管理・業績管理、適正な業務運営の確保 | |
| (11) その他、従業者に対する事務に関する利用 | |
| 3 当事務所採用応募者に関する個人情報 | (1) 採用・募集活動（インターンシップを含みます。） |
| (2) 応募者への情報提供および連絡 |
※上記2～3が開示対象個人情報です。
２.個人番号を取り扱う事務の範囲および利用目的
| 個人番号を取り扱う事務の範囲 | 利用目的 |
|---|---|
| 1 当事務所の職員に係る個人番号関係事務 | (1) 雇用保険届出のため※ |
| (2) 健康保険・厚生年金保険届出のため※ | |
| (3) 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務遂行のため | |
| (4) 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成のため | |
| 2 第三者（職員の被扶養者を含む。）に係る個人番号関係事務 | (1) 報酬・料金等の支払調書作成のため |
| (2) 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成のため | |
| (3) 国民年金第3号被保険者届出のため | |
| (4) 不動産の使用料等の支払調書作成のため | |
| (5) 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成のため | |
| 3 委託契約に基づく個人番号関係事務 | (1) 雇用保険届出のため※ |
| (2) 健康保険・厚生年金保険届出のため※ | |
| (3) 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務遂行のため | |
| (4) 給与計算のため |
上記1～3に付随して行う事務（特定個人情報取扱事務を含む。）
※１(1)(2)、３(1)(2)の事務には、適用、給付及び助成金を含む。
３．個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止について
当事務所で保有している開示対象個人情報については、ご本人からの要請に応じて合理的な範囲で利用 目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下「開示等」という。）を行います。個人情報の開示等の要求につきましては下記窓口までご連絡ください。また、開示等の申請手続きは以下の手順に従い実施します。
(1) 開示等の求めの申請
【ご本人の場合】
・ご来社の場合
本人確認ができる身分証明書（運転免許証･パスポート･健康保険被保険者証･住民基本台帳カードのいずれか）のコピーをご提示ください（※なお、身分証明書のコピーで本籍地等の機微な個人情報が含まれる場合は、予めその部分を黒く塗りつぶしておいてください）。ご本人であることを確認した上で個人情報開示・訂正・削除等依頼書をお渡しいたします。必要事項を御記入の上、下記窓口へご提出ください。
・お電話の場合
氏名・住所・生年月日・電話番号等当事務所の質問にお答えいただき、ご本人であることを確認した上で、「個人情報の開示等の求め」を郵送またはＦＡＸいたします。必要事項をご記入し、下記窓口までご返送ください。
【代理人の場合】
代理人が開示等の要求をされる場合は、代理人様がご来社いただき、本人自筆の委任状をご提示ください。併せて代理人様の身分証明書（運転免許証・パスポート・健康保険被保険者証・住民基本台帳カードのいずれか）のコピーをご提示ください（※なお、身分証明書のコピーで本籍地等の機微な個人情報が含まれる場合は、予めその部分を黒く塗りつぶしておいてください）。代理人本人の確認をした上で「個人情報の開示等の求め」をお渡しいたします。必要事項をご記入し、下記窓口へご提出ください。
(2) 通知
「個人情報の開示等の求め」受取後、「個人情報の開示請求等への回答書」をお送りいたします。ただし、当事務所で検討の結果、要請の全部または一部について応えられない場合がございます。その場合、理由を明記した「個人情報の開示請求等への回答書」をお送りいたします。
(3) 手数料
開示等の請求をする際に、開示等請求手数料が必要です。手数料のお支払は、窓口に各書類と併せてご持参のうえ現金によりお支払いください。
手数料 １枚当たり1,000円（税込）
詳細につきましては、【資料】個人情報保護規定をご確認ください。
制定日：２０２２年１月２０日 改定日：２０２４年４月１日
当事務所個人情報、特定個人情報お問合せ窓口
個人情報管理責任者 村 里 男 樹
電話：092-292-1906 受付：9:00～17:00
〒812-0013 福岡県福岡市博多区博多駅東2－6－26安川産業ビル3階
