近年、勤怠管理システムをクラウドに移行する企業が増えています。しかし、導入を検討する際によくいただくご質問が「うちの会社には、どの打刻方法が一番合っているのか？」というものです。
打刻方法の選択は、従業員の働き方や業種によって最適なものが異なります。本記事では、勤怠クラウドにおける主要な打刻方法3種類について、それぞれの特徴と、どのような企業に向いているのかを社労士が解説します。ぜひ最後までご覧ください。
PCまたはスマートフォンを使用し、IDとパスワードによるログイン認証で打刻を行う方法です。
この方法の最大のメリットは、導入に際して専用の機器の費用が発生しないことです。
| 認証方法 | 向いている企業・業種 | メリット | 留意点 |
| パソコン | 事務職など1人1台PCを持っている企業 | 費用がかからない。 | 共有PCの場合、毎回ID/パスワード入力が必要で面倒。 |
| スマートフォン | 直行直帰が多い企業（訪問介護、建設業など） | 費用がかからず、外出先から打刻できる。GPS機能により勤務地も確認可能。 | 従業員が業務用のスマホを持っていない場合、個人端末の使用に関するルール整備が必要。 |
ICカードリーダーを設置し、従業員が専用または手持ちのICカード（交通系ICなど）をかざして打刻する方法です。
紙のタイムカード文化に馴染んでいる企業にとって導入しやすく、PCやスマートフォンを業務で使わない従業員が多い場合にも適しています。
カードリーダーには、主に2つのタイプがあります。
・パソコン必須の安価なタイプ：
・USB接続でPCに接続して使用します。PCが起動していることが前提となります。
・導入コストを抑えたい場合に適しています。
・独立した高価なタイプ：
・PCなしで、単体でWi-Fiなどに接続して打刻が可能です。
・従業員スペースが狭い飲食店のバックヤードなど、PCを置く場所がない場合に非常に便利です。
ただし、高価（例として約95,000円）であるため、安価なPCとリーダーを組み合わせる企業も多い傾向があります。
この方法は、勤務地が固定されているケースに最適です。複数の拠点を行き来する働き方の場合、それぞれの拠点にカードリーダーが必要になるため、不向きとなります。
指紋または指静脈を読み取って打刻を行う方法です。
| 特徴 | メリット | 留意点 |
| 不正防止 | 代理打刻が不可能なため、不正打刻の防止に最も強い効果を発揮します。 | 指静脈認証は、指紋認証よりも動作が安定している傾向があります。 |
| 入退社時の手間軽減 | ICカードの作成、登録、紛失時の再発行といった手間が一切かかりません。入社時に指の静脈を登録するだけで済みます。 | 手が濡れたり汚れたりする業種では、うまく作動しないことがあり、かえって打刻に時間がかかってしまう可能性があります。 |
勤怠クラウドの打刻方法は、主に上記3種類に分類されます。
自社に最適な方法を選ぶためには、従業員の働き方や勤務地の状況を詳しく考慮することが重要です。
| 働き方の特徴 | 推奨される打刻方法の例 |
| 直行直帰やリモートワークが多い | スマートフォン打刻 |
| 固定された場所で働く事務職 | PC打刻 (1人1台PCがある場合) |
| 勤務地が固定されており、不正防止を重視 | 生体認証（指静脈など） |
| 多拠点勤務だが、専用端末の用意が難しい | 生体認証（独立型）、またはスマートフォン打刻 |
例えば、複数の拠点で働く従業員がいる場合は、カードリーダーの設置が必要なICカードよりも、個人認証で場所を問わない生体認証が優位になります。また、ノートPCを持って移動する働き方ならPC打刻が便利でしょう。
自社の実態に合わせて、最適な打刻方法を選択してください。
自社にあった打刻方法がわからない、クラウドの勤怠管理システムを導入したいという方はぜひ当事務所にご相談ください！
当事務所では、クラウド導入支援を行っております。
福岡社会保険労務士法人 代表社員 社会保険労務士 村里男樹
創業50年を超える歴史を持つ福岡社会保険労務士法人の代表社員。「手続きを代行するだけの社労士」ではなく、企業の成長と発展に本気で貢献する「提案型」の支援をモットーとしている。
強みは、労務相談や就業規則の見直し・作成といった基本業務に加え、勤怠・給与・タレントマネジメントなどのクラウドツール導入支援を組み合わせた総合的な人事労務の運用サポート。制度構築後の「運用」を重視し、労務環境の整備と企業発展に繋がる助成金の正しい活用にも注力している。
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