今年の年末調整で限界を感じたら｜手作業をやめるためのシステム化の考え方

今年の年末調整、お疲れさまでした！来年も「手作業」でやりますか？

1月に入って、ようやく年末調整が一段落した、という会社も多いのではないでしょうか。毎年のこととはいえ、書類の回収、チェック、計算、修正対応に追われ、「もう二度とやりたくない」と感じた方も少なくないはずです。

特に中小企業では、年末調整を担当しているのが総務・人事の限られた人数であることがほとんどです。通常業務と並行しながらの対応となり、12月後半から1月にかけては残業が増えがちになります。

そして多くの方が、毎年この時期になるとこう思います。

「来年こそは、システムでやりたい」

ただ、忙しさが落ち着くと、そのまま何も変えず、気がつけばまた同じ年末を迎えてしまう。これは本当によくある話です。

年末調整を手作業で行うことの「見えにくいコスト」

年末調整を手作業で行う場合、分かりやすい負担としては「時間」と「労力」があります。しかし、実務をよく見ていくと、それ以上に見逃されがちなコストが存在します。

書類回収・差し戻しにかかる時間は想像以上に大きい

たとえば、記入ミスや提出漏れへの対応です。従業員から提出された書類に不備があり、差し戻しを行い、再提出を待つ。書き方がわからないというお問い合わせ対応。その間に給与計算の締切が迫り、結果として確認が甘くなってしまうケースもあります。

さらに、法改正への対応も大きな負担です。控除制度は毎年のように細かく変わりますが、紙の様式やExcel管理では、最新版への対応が遅れやすくなります。結果として、「去年と同じやり方」で進めてしまい、後から修正が必要になることもあります。

つまり、手作業の年末調整は「慣れているから楽」なのではなく、「問題が起きにくいように見えて、実はリスクを抱えている状態」とも言えるのです。

「システム化したいけど不安」という声が多い理由

年末調整をシステム化したいと考えていても、なかなか踏み切れない企業には共通した不安があります。

従業員が使いこなせるかどうかが一番の心配

よく聞くのは、「従業員が使いこなせるか分からない」「初期設定が大変そう」「結局、余計に手間が増えるのではないか」といった声です。

確かに、システム導入は“入れただけ”では意味がありません。現場で使われなければ、かえって混乱を招くこともあります。そのため、「どのシステムを選ぶか」と同時に、「どう導入するか」が非常に重要になります。

ここで大切なのは、年末調整“だけ”に特化して考えるのではなく、給与計算や勤怠管理との連携、従業員の操作負担まで含めて全体を設計する視点です。

来年に向けて検討したい「マネーフォワード年末調整」という選択肢

年末調整のシステム化を検討する中で、近年多くの企業が導入を進めているのが「マネーフォワード年末調整」です。

マネーフォワード給与・年末調整が選ばれている理由

このシステムの特徴は、従業員がスマートフォンやパソコンから必要事項を入力でき、管理側はリアルタイムで提出状況や不備を確認できる点にあります。紙の回収や転記作業が大幅に減るため、年末調整業務そのものの流れが変わります。

また、給与計算ソフトと連携することで、年調後の反映作業もスムーズになります。「入力→確認→反映」という一連の流れがシステム上で完結するため、Excelでの二重管理や手計算によるチェックが不要になります。

ただし、ここで注意したいのは、「導入すれば自動的に楽になるわけではない」という点です。実際には、初年度は設定や運用ルールの整理が必要になります。

公式サイト：マネーフォワードクラウド年末調整

年末調整システム導入は「1月〜春」が最適な理由

年末調整システムの導入相談が増えるのは、実は1月から春先にかけてです。これは、年末のバタバタが終わり、「今年の反省」を具体的に思い出せるタイミングだからです。

年末が終わった今だからこそ、冷静に見直せる

この時期に動き出せば、制度改正情報を整理しながら、余裕をもって初期設定やテスト運用を進めることができます。秋になってから慌てて導入するよりも、従業員への周知や説明も丁寧に行えます。

特に、マネーフォワード年末調整のようなクラウドシステムは、「導入初年度の設計」が、その後の使いやすさを大きく左右します。誰がどこまで入力するのか、紙を完全にやめるのか一部併用するのか、といった判断は、企業ごとに異なります。

そのため、「システムを入れるかどうか」だけでなく、「自社に合った使い方は何か」を考えることが重要になります。

社労士に相談しながら進めるメリット

年末調整は、単なる事務作業ではなく、給与計算・社会保険制度と密接に関わる業務です。システム導入にあたっても、制度理解が不十分なまま進めてしまうと、思わぬミスにつながることがあります。

制度対応とシステム設定を同時に確認できる

社労士に相談しながら進めることで、「システムの設定」と「制度上の正しさ」を両立させることができます。また、実務を知っている立場から、従業員への説明方法や運用ルールの整理についてもアドバイスが可能です。

実際に、「システムは入れたけれど、結局使いこなせなかった」という企業の多くは、導入時の設計が不十分だったケースが少なくありません。

今年の大変さを、来年につなげるために

今年の年末調整で感じた大変さは、決して無駄ではありません。その「しんどかった記憶」がある今だからこそ、来年に向けた改善を考える価値があります。

年末調整をシステム化することは、単に業務を楽にするだけでなく、属人化を防ぎ、将来的な人員変更にも強い体制を作ることにつながります。

「マネーフォワード年末調整が自社に合うのか分からない」「どこまでシステム化すべきか判断できない」と感じたら、一度立ち止まって相談してみるのも一つの方法です。

今年の年末調整を振り返り、自社にとって本当に負担になっていた部分はどこだったのか。

それを整理することが、来年を楽にする第一歩になるかもしれません。

福岡社会保険労務士法人でお手伝いできること

当法人では、年末調整を「とにかくシステムに切り替える」ことを目的にするのではなく、現在の業務フローや従業員数、総務・人事の体制を踏まえたうえで、本当に負担が減る形を一緒に整理をして年末調整のシステム導入であったり、給与計算・年末調整のアウトソーシングのご支援を行なっています。

マネーフォワード給与・年末調整をはじめとしたクラウドシステムについても、「自社に合うのか分からない」「どこまでシステム化すべきか判断できない」といった段階からのご相談が可能です。制度面と実務面の両方を確認しながら、無理のない導入・運用をご提案しています。

年末調整のシステム導入支援であったり、給与計算・年末調整のアウトソーシングを行なっています。

今年の年末調整を振り返って、「来年も同じやり方で大丈夫だろうか」と少しでも感じた点があれば、それは見直しのサインかもしれません。自社の場合、どこを改善できそうか整理したいという段階でも構いませんので、気になることがあればお気軽にお問い合わせください。

この記事の著者

福岡社会保険労務士法人 広報◆

福岡社会保険労務士法人の広報チームです。難しくなりがちな労務・人事のテーマを、できるだけ分かりやすく、すぐに役立つ形でお届けします。法改正、勤怠・給与のDX、実務のお悩み解消など、日々の業務に役立つ情報を発信しています。

無料相談・お問い合わせ

メールでのお問い合わせ お電話でのお問い合わせ Chatworkでのお問い合わせ