「社労士の業務は紙が多くて大変」というイメージを持たれがちですが、現代の社労士事務所ではクラウドツールを駆使することで、場所を選ばない働き方やペーパーレス化が進んでいます。
今回は、現役の社労士が日常業務で実際に活用している「社外向け」と「社内向け」のクラウドツールを詳しくご紹介します。
お客様とのコミュニケーションや書類のやり取りをオンライン化することで、郵送の手間やタイムラグを大幅に削減できます。
お客様との主な連絡手段にはChatworkを活用しています。メールと違い、会社名や署名などの定型文を省いてフランクにやり取りできるのがメリットです。
また、グループチャット機能を使うことで、お客様と弊社の支援チーム全員が情報を共有できます。担当者が不在の際でも他のスタッフが迅速にフォローできる体制を整えています。
手続き完了後の控えや書類の共有には、クラウドストレージのBoxを利用しています。紙での郵送を希望されないお客様には、PDF化した書類を専用フォルダに保存することで、いつでもどこでも確認・ダウンロードいただけるようにしています。
閲覧のみ、編集可能といった権限設定が細かく行えるため、セキュアな情報共有が可能です。
顧問契約などの契約業務にはクラウドサインを導入しています。印鑑を押して郵送する手間がなく、メールで送られてきたURLから同意するだけで契約が完了します。締結後の契約書はクラウド上で自動保管されるため、管理も非常に楽になります。
社内の情報共有やタスク管理、専門業務の効率化には、それぞれの用途に特化したツールを組み合わせて使用しています。
社内の連絡にはSlackを使用しています。Chatworkとの使い分けとして、Slackは話題ごとに「チャンネル（小部屋）」を作れる点が優れています。
手続き、助成金、システム関連など、テーマごとにスレッドを立てて会話を整理できるため、情報が混ざったり見落としたりするリスクを防いでいます。
個人の業務管理にはAsana（アサナ）を活用しています。ルーティンワークをテンプレート化したり、タスク完了後に次回の期限を自動作成したりできるため、漏れのない業務遂行が可能です。
スケジュールはGoogleカレンダーで全スタッフの予定を共有しており、会議の設定や稼働状況の把握に役立てています。
「どの業務にどれだけの時間がかかったか」を可視化するためにクラウドログを導入しています。Googleカレンダーと連携して実績をインポートできるため、入力の手間を最小限に抑えつつ、お客様ごとのコスト分析や業務改善に活用しています。
電子申請のメインツールとしてオフィスステーションを使用しています。社会保険や雇用保険のほとんどの書類をオンラインで申請できるため、役所へ足を運ぶ必要がなくなりました。
自社の給与計算や会計、請求業務にはマネーフォワードシリーズを、勤怠管理には明石（AKASHI）を採用しています。これらを連携させることで、バックオフィス業務全体の効率化を図っています。
複雑な期限管理や専門知識の共有には、カスタマイズ性の高いツールが活躍します。
助成金の申請期限や36協定の更新時期、お客様との折衝履歴などはkintoneで管理しています。助成金ごとにアプリを作成し、いつまでに何をすべきかを一元管理することで、複雑なスケジュール管理をミスなく行っています。
社内のノウハウやQ&Aの蓄積にはHRベースを活用しています。自社の知見だけでなく、厚生労働省などの最新のQ&Aも自動でアップデートされるため、常に最新の法規制に基づいた対応が可能になります。
これらのクラウドツールを組み合わせることで、ノートパソコン、スマートフォン、イヤホンさえあれば、事務所でも自宅でも、外出先でも即座に仕事ができる環境が整います。
「印刷」以外のほぼすべての業務がオンラインで完結するため、機動力の高い柔軟なサポートをお客様に提供することが可能になっています。
福岡社会保険労務士法人 代表社員 社会保険労務士 村里男樹
創業50年を超える歴史を持つ福岡社会保険労務士法人の代表社員。「手続きを代行するだけの社労士」ではなく、企業の成長と発展に本気で貢献する「提案型」の支援をモットーとしている。
強みは、労務相談や就業規則の見直し・作成といった基本業務に加え、勤怠・給与・タレントマネジメントなどのクラウドツール導入支援を組み合わせた総合的な人事労務の運用サポート。制度構築後の「運用」を重視し、労務環境の整備と企業発展に繋がる助成金の正しい活用にも注力している。
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