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バックオフィスを最適化! 社労士監修 クラウド型 労務・人事管理 / 勤怠管理 / 給与計算

きっかけは、有休管理でした。

お客様:働き方改革で、有休管理をしなければならないのは分かるけど、どうにもルールが分かりにくいし、給与明細に残日数を記載しているから、毎月数えるのも面倒で・・・

わたし:現在はどのように管理していらっしゃいますか?

お客様:Excelで管理はしているけど、有休が消滅したり、付与されたりが手入力なんだよね。しかも、その都度すればいいのは分かっているけど、給与計算の時にまとめて入力しているから時間もかかるし・・・

わたし:分かります!なかなか時間もかかるし面倒ですよね・・・

この悩みは、社労士事務所とて例外ではありませんでした。

調べてみて、いくつか試した結果、勤怠と有休が合体した「クラウド型勤怠管理システム」に行きつきました。

社内では、数年前からペーパレス化を推進し、少しずつ形にはなっているものの、まだまだ十分ではありません。そこで、次に取り掛かったのは、給与明細を紙からweb明細にすることでした。

先程お話した「クラウド型勤怠管理システム」と連携できる、要はデータを取り込むだけで給与計算が完了するもの、さらにweb明細に対応しているものを探し、現在は、「クラウド型給与計算ソフト」を使用しています。

クラウドにしたのは、ネット環境さえあれば場所を問わず作業できるからです。コロナ感染防止対策でリモートワークを採用したのですが、自宅から打刻でき、クラウドであることが役立ちました。

「クラウド型」を採用すると、今まで結構な時間がかかっていた、勤怠の集計だったり、給与計算だったりの作業時間を短縮することができました。
ヒューマンエラーをなくし、手間を省き、作業時間を短縮すると、その分本業に時間を使える。これは非常に大きかったと実感しています。

年末調整も、スタッフは自身のスマホや社内外のパソコンで申告するので、紙の回収や入力作業が無くなります。

いわゆるバックオフィス業務は、お金を生まないものですが、間違えは許されない、なかなか神経を使う作業です。

ここまで便利さをお話しましたが、実は大変なこともあります。

それは、初期設定です。

設定方法を調べて、動作確認しながら設定をする作業は時間がかなりかかりますし、途中で面倒になってきます。しかも、「この設定は法律的に問題ないのか?」と疑問が頭をよぎると、今度はそこを調べる・・・

実際に使えるようにするにはハードルが高く、本業もあるのに時間がない。
でも、人事管理・勤怠管理・給与計算に悩みや不便さを感じているお客様の声は多い・・・

そこで思いついたのが、「私たちが初期設定すればいいのでは?」でした。

いくつもある「クラウド型システム」を、いろいろ調べて、いくつか試してきたからこそ、使いやすいものをご提案できると考えたのです。
しかし、私たち社労士事務所が初期設定するってお客様にとってどのようなメリットがあるのだろう?

社労士事務所が法律のエッセンスをシステムに取り入れると、法律を遵守することになり、労使紛争を防止する役割を担うことになります。

労使紛争には、ハラスメントや解雇、雇止めなどいろいろありますが、残業代の未払いも相談件数が多いのが現状です。

労働基準法では、残業代を含む賃金に関する債権の時効期間は2年とされていましたが、2020年4月1日から施行された改正労働基準法では、「当分の間、3年間とする」こととなりました。

しかし、これは「経過措置」と呼ばれ、いきなりルールを大きく変えてしまうことによる影響を考え、一旦は3年に延長、一定期間が経過した後改めて検討するといったもので、検討後は5年に延長される可能性があります。

当然残業代の未払いがあれば払うことになりますが、だからと言って多く払う必要もなく、ここでベースとなるものは勤怠管理、つまり、労働者の勤務時間を把握し管理しているかが大きく関わってきます。

一旦、労使紛争が起きると、利益を全く生まない「時間とお金」が支出されます。

そこで、リスク顕在化後のコストへ資金を使うのならば、リスクを未然に防止するコストへ投資すべきですし、これは、健全経営の一歩であると考えます。

2020年11月より、クラウド支援事業部を立ち上げました。

本気で健全経営を考えている事業主の皆様、福岡社会保険労務士法人と今後についてお話しませんか?

2020年12月18日

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