給与計算を効率化する方法8選を社労士が解説！アウトソースするメリット・デメリットも紹介

こんな方におすすめ！

・給与計算が大変だと事務からよく聞いている経営者の方

・労務関連の法改正が多くて把握しきれていない方

・自社のやり方が合っているか不安な方　　【目次】

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給与計算とは？

給与計算とは、従業員に正しく支給する給与の計算とその事務対応を指します。

人事部や総務部、または専門の給与担当部署が行う業務です。
給与には基本給だけでなく、さまざまな手当や控除、法定福利費用が含まれます。

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給与計算を効率化する方法8選

給与計算は少なくとも毎月発生するミスができない重要な業務です。

時間と労力、そしてストレスのかかる業務です。少しでもその業務が簡略化でき、他の業務へ専念できるよう給与計算を効率化できる方法についてまとめました。

1. 計算ソフトをとことんマスターする

ExcelやGoogleスプレッドシートといった表計算ソフトで給与計算を完結することも可能です。

一つひとつ手入力であれば大変ですが、関数やマクロ、GoogleスプレッドシートであればGoogle Apps Scriptのスクリプトといった自動化できる機能が多く備わっています。

今はChat GPTといったAIとの連携も幅が広がっていますので、より便利になります。従業員が数人といった限られた範囲では多いに活躍します。

しかし、従業員の増加、法改正への対応、シートの改変など全て担当に依存するため、業務引継ぎなど注意する点が目立ちます。

2. 給与計算ソフトを導入する

計算ソフトではもう対応できない！といった場合は、マネーフォワード（MoneyForward）やフリー（freee）、奉行クラウドといった給与計算ソフトの導入がオススメです。

ミスや法対応を考えて最初から給与計算ソフトを導入されている会社様も多いです。

クラウド上での操作が主となる為、紙の必要がなく在宅勤務も可能になり、次項の勤怠管理システムを中心とした他システムやAIとの連携等、とても便利です。

どこまで自社で対応されるかにはよりますが、各ソフトの特徴や操作性に慣れるために、やや専門知識が必要となります。

福岡社会保険労務士法人はマネーフォワード公認パートナーです。導入・運用支援が可能です。

3. 勤怠管理システムを導入する

給与計算を効率化するには、元となる勤務状況のデジタル化を進めることが重要です。

キングオブタイム（KING OF TIME）やジョブカン、ハーモス勤怠（HRMOS）といった勤怠管理システムの導入がオススメです。

出退勤が場所を問わずどこでもできますし、残業・有給といった細かい計算が求められる項目は自動計算で手間がかかりません。

どのシステムにも該当しますが、特殊な勤務体系などあると初期設定が大変な場合がある為、最初は導入の支援を受けた方が進めやすいです。

福岡社会保険労務士法人はキングオブタイム公認アドバイザーです。導入・運用支援が可能です。

4. ペーパーレスを推進する

給与計算自体をクラウドソフトなどで対応できたとしても、その前後が紙のままだと効率化とは言えません。紙の出退勤表から転記、従業員へ給与明細を郵送、給与を銀行で振込…とても大変です。

業務全体をデジタル化することでデータ連携といった点でも、どこでも確認・作業ができるといった意味でも効果的です。

給与計算システムなど労務関連システムにはデジタル給与明細・web給与明細の機能が備わっていますし、従業員へ書類を共有することに特化した従業員セルフサービス（ESS）もあります。

今はペーパーレスの延長でキャッシュレスのデジタル給与払いを取り入れている会社様も増えてきています。

5. 自動電子申告を利用する

ダイレクト納付のような、税務署への申告や社会保険の手続きはオンライン上で行うことができます。

改正電子帳簿保存法の一部を除き猶予期間が終わった為、電子化の動きも加速しています。

一度も電子申告を利用されたことがない会社様は、ぜひ一度使ってみましょう。

6. HRシステムを導入する

上記のような部分解決では足りない！といった会社様は、One人事、スマートHR（SmartHR）やオービック（OBIC）といった人事管理システム（Human Resources）を検討してみましょう。

給与計算はもちろん、採用・人員配置、評価・教育、退職といった人事一連の業務の管理・自動化が可能です。

HRシステムの中で完結する場合もあれば、給与計算システムと連動して、HRシステム上で給与明細を従業員へ共有する等、連携前提のシステムもあります。

「ある程度業務の効率化ができた。次はいかに生産性・人的資本の価値を高めるか」といった長期的視野でお考えの会社様にオススメです。

7. RPAツールを導入する

給与計算に限ったことではありませんが、いわゆる定型業務の自動化を進めるにあたってRPA（Robotic Process Automation -ビジネスプロセス自動化技術-）は効果的です。

例えば、勤怠管理システムからのデータ取り込み、給与計算システム内での割り当て、各手当の分配、社会保険料の確認や定減税率のチェックなど一連の流れがある場合、毎月決まった操作があればそれを事前に登録しておくことで、システム関係なくツールを跨いで全自動で処理を行うものです。

夜にPC上でRPAツールに動いてもらい、出社した次の日作業に問題がないかチェックするだけ、使いこなすことができれば非常に楽です。

8. アウトソーシング

様々なシステムを例として挙げましたが、導入や運用を自社完結させるのは中々難しいことも…。

「そもそも自社リソースをわざわざ割く必要はない！効率良く専門家へアウトソース！」といった会社様も増えています。

給与計算システムの運用を任せたり、給与計算の代行、人事労務全般を業務委託などアウトソースにも形態は様々です。

どこまで、何を任せるのかによって依頼先も異なりますので社内で明確にした後に委託業者を探すことをお勧めします。

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アウトソースのメリット・デメリット

ここではアウトソースにおけるメリットとデメリットをまとめています。

業者を選定される際、メリット重視かデメリットをいかに軽減してくれる業者なのか等どこを重点とするかでも選定先が変わりますのでご参考となれば幸いです。

・アウトソースのメリット

・時間とコストの省力化により経営資源を本業へ集中できる

・専門知識の活用、最新の法規制への対応がスムーズ

・専門業者による徹底したチェック体制によるミス軽減

・アウトソースのデメリット

・委託する会社によっては対応範囲とサポートがかみ合わず思ったよりコストが増す

・外部に委託するため、対応によっては情報漏洩のリスクが増す

・専門業者から更に下請け業者に再委託している場合、サービスや対応にばらつきが出る

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アウトソース先を選ぶポイント

システムやアウトソースでも、比較する情報が多いとどれを選べば…と迷ってしまいます。

今回はアウトソーシング業者の選び方についてまとめていますが、システムにおいてもシステム自体の吟味と共にシステム提供会社を吟味する必要がある為、同様に考えられる項目かと思います。

専門性・対応業務範囲の確認
例：最新の法改正への対応、労働基準監督署との対応、計算だけでなく改善アドバイスまでしてくれるか

対応スピード・柔軟性
例：質問をした当日に返答が返ってくる、独自の賞与体系に計算を合わせてくれる

情報管理の安全性
例：プライバシーマーク、ISMS（ISO 27001、JIS Q 27001）、DXマークなど情報管理体制を整え第三者認証を受けている

料金
例：他社比較をしても異常な金額設定ではない、明瞭、なぜその報酬額なのか説明が分かりやすい

実績
例：建設系の企業支援実績が豊富、50名規模の支援実績がある、口コミが全体的に高評価

サポート体制、コミュニケーション方法
例：電話、メール・チャット、ZOOMなどオンライン対応が豊富、訪問対応がある、気軽に相談しやすい、計算だけでなく改善アドバイスまでしてくれる

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最後に

疑問点などは解決できましたでしょうか。

もっと詳しく知りたい！という方向けのスタートガイドを用意しております。

【スタートガイドで分かる疑問】

・アウトソース先別メリット・デメリット

・インソースとアウトソース、それぞれのメリット・デメリット比較

・業者の選び方

・業者に依頼する主なフロー など

解決できなかった疑問点や、こういった場合はアウトソース可能ですか？自社に合うシステムは何ですか？といったご質問はいつでもお待ちしています。

給与計算に限らず、人事・労務に関わることでしたらなんでもお答えします。お気軽にご相談ください。

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